Blog

Yönetim ve Organizasyon Üzerine

Yönetim, bir işletmenin, önceden belirlediği amaç ve hedeflerini gerçekleştirmek için sahip olduğu ya da temin edebileceği (insan, sermaye, hammadde, teknoloji, bilgi, vb.) kaynakları, başkaları aracılığıyla etkili ve verimli olarak kullanması süreci olarak tanımlanabilir. Başkaları aracılığıyla iş görmek olarak da adlandırabileceğimiz yönetim işi, gerçekleştirilmek istenen amaç ya da görülmek istenen iş her ne olursa olsun, bir yöneten ve yönetilen ilişkisi doğmasına neden olduğundan bir grup faaliyetidir. Bu çerçevede, yönetici adını verdiğimiz kişi, işletme sahiplerince bir araya getirilen maddi ve/veya maddi olmayan kaynakları, arzulanan amaç ve hedeflere ulaşmak için bir araya getiren ve onları etkili ve verimli olarak yöneten kişidir. Bu durumda yöneticinin dikkate alması gereken iki önemli husus vardır: Kullanılacak kaynaklar ve yerine getirilmesi gereken yönetim görevi.

Bir işletmede görevin yerine getirilmesi, tüm yöneticilerin temel sorumluluğudur. Ancak yöneticiler, genellikle işin yapılmasına doğrudan ve fiziki olarak katılmazlar. Görevlerini ve neyin nasıl yapılacağını teknik anlamda bilmelerine karşın, genellikle bu işlerin, kendilerine bağlı başka kişilerce yapılmasını sağlarlar. Görevlerin yerine getirilmesi için diğer çalışanların çabalarını yönlendirirler. Bu anlamda, yöneticiler, içinde bulunulan koşullar çerçevesinde, önce yapılması gereken işleri ve varılmak istenen sonuçları belirler ve bunların nasıl tamamlanacağını planlarlar. Sonra, planlarla belirlenen hedeflere ulaşmak için kaynakları yapılandırır–organize ederler. Planları ve işin yapılış tarzını belirledikten sonra nitelikli kişileri işe alır ve onlara görevlerini açıklarlar. Açıklanan görevleri yerine getirebilmelerini sağlamak amacı ile bu kişilerle doğru iletişim sağlayarak, onlara liderlik yaparak ve motive ederek işlerin yapılmasını sağlamaya yönelik sanatı icra etmeye çalışırlar. Bu görevlerini yaparken aynı zamanda çalışanları izler ve yapılan işleri denetlerler, gerektiğinde de düzeltici önlemler alırlar. Bu noktada, önemle vurgulanması gereken husus, yönetim sürecinin etkinliğinin planlama becerisinin etkinliğine bağlı olduğudur. Aslında her şey doğru bir stratejik planla başlayacaktır.

Yönetimin işlevleri olarak görülebileceğimiz planlama, organize etme, yürütme ve kontrol etme sürecini yönetirken de, etkili olabilmek, bir başka deyişle, sonuçlara varabilmek ve verimli iş görebilmek, yani sonuçlara varabilmek amacıyla mümkün olan en az kaynağı kullanmak ve en az maliyet ile bu işi yapabilmek gerekir.

Amaçlar, hedefler ve belirlenen amaç ve hedeflere ulaştıracak araçlar belirlendikten, bir başka deyişle, planlar yapıldıktan sonra, bunları gerçekleştirecek yapının kurulması organize etme (organizasyon) süreci içinde yer alır. Organizasyon, en basit anlamı ile planlarda belirtilen amaç ve hedeflere ulaşmak için kararlaştırılan yöntem ve tekniklere uygun bir yapı oluşturma sürecidir. Bu anlamda, organizasyon işlevi, işlerin amaçlara uygun olarak gruplandırılmasını, benzer işlerin birleştirilerek bölümler oluşturulmasını, emir komuta ve sorumlulukların belirlenmesini sağlayarak uygun bir yapının kurulmasını içerir. Doğal olarak bu süreç içerisinde, işlerin, grupların ve yetki ve sorumlulukların doğru biçimde belirlenmesi kadar önem taşıyan bir diğer unsur, doğru işe doğru kişinin atanmasını sağlayacak bir mekanizmasının da oluşturulmasıdır. Bu bakış açısıyla, organizasyon süreci, iş ile işin, iş ile çalışanın, çalışan ile çalışanın arasında ilişkilerin doğru biçimde kurulmasına odaklanır. Bir başka deyişle, organizasyon, işletmenin amacına ulaşabilmesi için ihtiyaç duyduğu maddi ve beşeri araçlarla domaltılması ve bu araçların en verimli ve etkin şekilde çalıştırılacakları kısım veya bölümlere yerleştirilmesi faaliyetidir. Bu anlamda organizasyon, işletmenin amaçlarına ulaşabilmesi için hangi işlevleri yapması gerektiğine ve bu işlevleri yapacak kısımların birbirleriyle ahenkli çalışacak şekilde oluşturulmasına bu organlarda çalıştırılmak üzere gerekli olan beşeri ve maddi sermaye unsurlarının tedariki ve uyumlu hale getirilmesine ilişkin süreçlerden oluşmaktadır. Bu nedenle, yönetim ve organizasyon, etle tırnak gibidir.

Genellikle yeni kurulmuş işletmelerin, organizasyon sürecine yeteri kadar önem vermedikleri ortadadır. Söz konusu işletmelerde, yöneticilerin dikkatleri, organizasyon yapısından çok, üretilen mal ve hizmetlere yönelmiştir. Oysa organizasyon yapısını göz ardı ederek, mal ve hizmete odaklanmak, bazı işlerin birkaç kez yapılmasına, bazı yapılması gereken işlerin gözden kaçırılmasına, verilen sözlerin tutulamamasına, standartların ortadan kalkmasına, hatta işletme içerisindeki bir grup çalışanın, diğerlerinden habersiz iş yapmasına neden olur. Bir başka deyişle, kötü bir organizasyon, insan vücudunu kemiren sinsi bir virüse benzer; bir işletmenin yok olmasına zemin hazırlar.

En az güç, emek, araç ve gereç kullanılarak en kısa zamanda istek ve ihtiyaçları en iyi bir biçimde gidermek amacı güden organizasyon sürecinin ardından, bir işletmenin amaç ve hedeflerine erişebilmesi için harekete geçirilmesi, bir başka deyişle, işletmenin çalıştırılması gerekir.

Yöneticiler, yönetimin son işlevi olan kontrol faaliyeti gereği, organizasyonun amaçlarına ulaşıp ulamadığını veya ne ölçüde ulaştığını araştırmak ve amaçlardan sapmalar olduğunda düzeltici tedbirleri almakla yükümlüdürler. Kontrol faaliyeti ile diğer yönetim işlevlerinin ne derece başarıldığı anlaşılır. Yönetim süreci planlama ile başlar kontrol işleviyle tamamlanır ve işletmelerin amaçlarına ulaşıp ulaşmadıkları veya ne ölçüde ulaştıkları kontrol işleviyle belirlenir. İşletmelerin amaçlarına ulaşmaları ve başarılı olmaları iyi bir yönetim sistemine sahip olmalarına bağlıdır. Amaçların belirlendiği planlama aşamasında başarılı olmak ve en uygun planı yapmak yeterli değildir; aynı zamanda planın ne ölçüde başarılı olduğunu ve hatalar varsa hataların nereden kaynaklandığını belirlemek önem arz eder.

Sonuç olarak, yönetimin ve yöneticinin temel görevi, bir işletmenin misyon ve vizyonuna bağlı olarak amaç ve hedeflerini belirlemek, belirlenen amaç ve hedefler doğrultusunda, işletmenin uygulayacağı politika ve stratejileri geliştirmek, organizasyon yapısını, gelişim ve değişime uygun olarak rekabetçi, esnek ve yenilikçi biçimde tekrar yapılandırmak, tüm unsurların işletme amaç ve hedefleri doğrultusunda verimli kullanımını sağlamak ve işletmede yürütülen tüm faaliyetlerin işletmenin amaç ve hedefleriyle uyumunu kontrol etmek olarak özetlenebilir.

 

Yrd.Doç.Gültekin Altuntaş

İstanbul Üniversitesi - Lojistik Yüksekokulu